在實(shí)際工作中，企業(yè)不應(yīng)該只有一個ERP系統(tǒng)，還應(yīng)該有多個信息化系統(tǒng)同時來幫助用戶管理企業(yè)，比如郵件系統(tǒng)、BI系統(tǒng)、產(chǎn)能分析系統(tǒng)等。不過可惜的是，在很多企業(yè)這些系統(tǒng)依然是各自為政。事實(shí)上，這些系統(tǒng)都具有一些共同的內(nèi)容，如果各自為政，不但會增加用戶的工作量，而且會降低系統(tǒng)本身的價值。因此，在實(shí)際工作中，就需要將這些系統(tǒng)進(jìn)行一些必要的集成。本文將主要為各位讀者介紹在制造業(yè)ERP后續(xù)系統(tǒng)優(yōu)化中，如何將ERP與其邊緣產(chǎn)品進(jìn)行集成，以及此過程中的注意事項(xiàng)。
一、郵件系統(tǒng)，讓郵件成為ERP系統(tǒng)的看門人
作為企業(yè)的財(cái)務(wù)總監(jiān)，希望每天早上一打開郵件，就能夠看到昨天收回了哪些款項(xiàng)，這個星期預(yù)計(jì)要收回哪些款項(xiàng)；作為倉庫經(jīng)理，需要了解今天的發(fā)貨計(jì)劃、安全庫存信息；作為銷售總監(jiān)，需要知道上一個工作日的接單情況、今天的出貨計(jì)劃等。這些信息都來源于ERP系統(tǒng)。按照傳統(tǒng)的思路，一般會有相關(guān)用戶從系統(tǒng)中將數(shù)據(jù)導(dǎo)出來，然后再發(fā)送給相關(guān)的人員。不過這么操作的時效性比較差，而且要依賴于操作者的責(zé)任心。如果負(fù)責(zé)操作的員工不夠盡心，那么相關(guān)人員就可能收不到這份資料。
其實(shí)在實(shí)際工作中，完全可以將ERP系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)集成，讓系統(tǒng)在規(guī)定的時間內(nèi)自動發(fā)送相關(guān)信息。這不但可以減少工作量，而且還可以提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。因?yàn)檫@份報表中的數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，沒有經(jīng)過人工進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，為此管理員收到的數(shù)據(jù)與系統(tǒng)是一致的。這無疑會讓用戶加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)。
讓系統(tǒng)自動發(fā)送郵件，其實(shí)有兩種方式：基于時間和基于動作。如果需要讓系統(tǒng)定時發(fā)送郵件，如每天晚上12點(diǎn)系統(tǒng)自動計(jì)算安全庫存并生成相關(guān)報表，則可以通過基于時間的方式來實(shí)現(xiàn)。如果是需要在出納每收回一筆款項(xiàng)時，系統(tǒng)都要自動發(fā)送郵件給用戶，則可以通過基于動作的操作方式。通常情況下，可以通過系統(tǒng)設(shè)置來實(shí)現(xiàn)到底是按時間還是按動作來觸發(fā)。在后期系統(tǒng)優(yōu)化時，筆者往往會建議同郵件系統(tǒng)進(jìn)行集成。一方面這個集成相對來說比較簡單，另一方效果卻比較明顯。
二、移動商務(wù)，讓ERP系統(tǒng)插上飛翔的翅膀
用過移動或者聯(lián)通的用戶，大概都使用過短信業(yè)務(wù)，如通過手機(jī)短信查詢話費(fèi)、取消或者申請某個業(yè)務(wù)等。其實(shí)這就是移動商務(wù)的雛形。通過移動商務(wù)，可以脫離ERP系統(tǒng)平臺的限制。只要手機(jī)在手，就可以在ERP系統(tǒng)上辦理一些簡單的業(yè)務(wù)，如數(shù)據(jù)查詢、電子簽核等。比如銷售經(jīng)理在外出差，如果現(xiàn)在某個業(yè)務(wù)員接到一張訂單，需要由銷售經(jīng)理來審核，該如何處理呢？要么等到銷售經(jīng)理回來再下單，要么由其他用戶代理審核。無論采用哪一種方式，都不是很方便�，F(xiàn)在設(shè)想一下，如果用戶在系統(tǒng)中輸入好訂單，然后將審批申請通過手機(jī)短信發(fā)送給銷售經(jīng)理，銷售經(jīng)理則可以在手機(jī)終端上輸入口令，如Yes或者No，對銷售訂單進(jìn)行審批�？梢娡ㄟ^移動商務(wù)平臺，可以讓ERP系統(tǒng)擺脫網(wǎng)線的束縛，在任何地點(diǎn)、任何地方都可以非常方便地訪問ERP系統(tǒng)。特別是隨著3G技術(shù)的推廣，更讓移動商務(wù)與ERP系統(tǒng)的集成前景遠(yuǎn)大。
不過，在實(shí)現(xiàn)移動商務(wù)時，菜單的設(shè)計(jì)非常關(guān)鍵。由于手機(jī)屏幕等限制，手機(jī)終端往往不能夠反映很詳細(xì)的信息，為此在設(shè)計(jì)功能時，應(yīng)該遵循簡潔、實(shí)用的原則。比如一些報表，就不適合通過手機(jī)終端來實(shí)現(xiàn)。通常情況下，可以通過手機(jī)終端實(shí)現(xiàn)單據(jù)的審核、200字以內(nèi)信息的傳遞（如什么時間收到了什么客戶的多少貨款）和簡單的查詢（如要查詢某一天總共接到了多少訂單）等。在設(shè)計(jì)移動商務(wù)平臺時，我們可以借鑒中國移動的手機(jī)短信平臺，通過一個固定的號碼發(fā)送數(shù)字，來實(shí)現(xiàn)某個特定的功能。
三、BI業(yè)務(wù)，讓ERP的數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值
ERP系統(tǒng)從本質(zhì)上來說是一個記賬系統(tǒng)，不具有數(shù)據(jù)分析的功能。比如一個使用ERP系統(tǒng)兩年的企業(yè)，在系統(tǒng)中已經(jīng)積累了相當(dāng)多的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)�，F(xiàn)在用戶需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，比如根據(jù)20/80原則，企業(yè)80%的利潤是有20%的產(chǎn)品產(chǎn)生，那么這20%的產(chǎn)品到底是哪些呢？ERP系統(tǒng)就無能為力了。
此時BI商務(wù)智能分析工具上場了。我們可以做一個形象的比喻，ERP系統(tǒng)就好像是一塊土地，而ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就好像是土地上的草。我們都知道，草的價值并不是很大。但是，如果牛吃了草，然后產(chǎn)生的牛奶，其價值就會翻好幾倍。在這里，BI系統(tǒng)就充當(dāng)奶牛的角色。通過對ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析，能夠得到一些有價值的結(jié)論，如KPI分析等。
現(xiàn)在市場上成熟的BI軟件也比較多。不過他們有一個普遍的缺點(diǎn)，即BI系統(tǒng)往往是獨(dú)立的。也就是說，如果需要利用BI軟件來進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，還需要根據(jù)BI系統(tǒng)要求的格式，對ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。這個轉(zhuǎn)換的過程，不僅要占用用戶的時間，而且多了一個中間環(huán)節(jié)，其出錯的幾率也會增加許多。
為此筆者建議，對于已經(jīng)有ERP系統(tǒng)的企業(yè)，在優(yōu)化時不妨考慮直接在ERP系統(tǒng)上來實(shí)現(xiàn)BI數(shù)據(jù)分析的功能。其實(shí)，也有不少ERP軟件廠商已經(jīng)看到了這個機(jī)遇。他們將BI功能設(shè)計(jì)為ERP系統(tǒng)中的一個模塊。如果企業(yè)需要BI功能，只需要再購買一個模塊即可。不僅可以減少系統(tǒng)集成的麻煩，而且還可以實(shí)現(xiàn)兩個系統(tǒng)之間的無縫集成。如果各位讀者有這方面的需求，可以嘗試著從這個角度來解決問題。
四、產(chǎn)能需求，讓生產(chǎn)計(jì)劃不再處于無序狀態(tài)
對于生產(chǎn)企業(yè)來說，排程是比較困難的一件事情。特別是對于小批量生產(chǎn)的企業(yè)，生產(chǎn)周期比較短，交貨期又比較緊，不做生產(chǎn)計(jì)劃，根本不知道什么時候可以完貨。而做了生產(chǎn)計(jì)劃，又一天到頭要進(jìn)行更改。這讓企業(yè)生產(chǎn)管理人員處于兩難的境地。
對于這一點(diǎn)，我們要學(xué)會透過問題看本質(zhì)。其實(shí)生產(chǎn)計(jì)劃功能的產(chǎn)生，其本質(zhì)原因有兩個方面：一是計(jì)劃的數(shù)據(jù)量比較大，二是計(jì)劃的變化大。我們?nèi)绻軌蜃プ∵@兩個問題的本質(zhì)，那么解決起來就容易多了，完全可以通過信息化管理軟件來處理這兩個問題。對于計(jì)算機(jī)來說，這么點(diǎn)數(shù)據(jù)量、這么點(diǎn)變化，對它來說是小兒科。有時候用戶可能需要分析一天，而系統(tǒng)只要幾分鐘就可以搞定。
在ERP系統(tǒng)上線兩到三年之后，筆者都會建議企業(yè)上一個排程或者產(chǎn)能的模塊。因?yàn)榻?jīng)過幾年的運(yùn)行之后，系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如工時、工藝等信息）已經(jīng)比較完善，用戶也已經(jīng)建立起信息化管理的觀念。在這種背景下，花一定的時間與精力，來實(shí)施產(chǎn)能模塊還是比較現(xiàn)實(shí)的。
在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)產(chǎn)能模塊主要抓住兩點(diǎn)：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和計(jì)劃變更。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，這依賴與企業(yè)的管理手段。計(jì)劃變更是比較正常的，但是一旦遇到變更，就需要在產(chǎn)能系統(tǒng)中及時反應(yīng)，并重新進(jìn)行計(jì)算。如果能夠切實(shí)地抓好這兩點(diǎn)，那么接下去的問題都不是大問題。